Collaborateur suivi de dossiers Client Facing (H/F/X)

Votre rôle

En tant que collaborateur suivi de dossiers, vous constituez le premier point de contact pour les chercheurs d’emploi dans le cadre de leur disponibilité active et passive. Vous soutenez les évaluateurs dans l’exécution de leurs missions et contribuez ainsi à la réduction du chômage de longue durée.

Par ailleurs, vous agissez comme point de contact pour les chercheurs d’emploi ayant des questions concernant la dispense de la disponibilité. Grâce à une dispense, les chercheurs d’emploi peuvent suivre une formation ou des études, effectuer un stage ou se préparer à une activité indépendante, tout en conservant leur droit aux allocations. En tant que collaborateur suivi de dossiers, vous recevez les demandes de dispenses et analysez si les chercheurs d’emploi remplissent les conditions pour en bénéficier. Vous contribuez ainsi au renforcement de la position des chercheurs d’emploi bruxellois sur le marché du travail et soutenez l’augmentation du taux d’emploi.

Vos responsabilités

• Vous analysez et traitez les dossiers confiés (dans leur entièreté ou en partie) selon les procédures en vigueur
• Vous vérifiez si les informations nécessaires au suivi du dossier sont complètes
• Vous recevez, enregistrez et analysez les demandes de dispenses afin de vérifier si les conditions réglementaires sont remplies, en assurant un suivi rigoureux et transparent
• Vous assurez l’accueil des chercheurs d’emploi et fournissez une première réponse à leurs demandes
• Vous gérez les boites mails et assurez la permanence téléphonique
• Vous traitez le courrier entrant et sortant, et veillez à l’archivage structuré et conforme des documents administratifs.
• Vous alimentez les bases de données informatisées
• Vous assurez un reporting régulier à votre hiérarchie et à vos clients
• Vous rédigez ou complétez les courriers et documents liés aux dossiers
• Vous orientez, recevez et/ou prenez contact avec les clients internes et externes
• Vous participez activement à l'amélioration continue des activités du service

Votre profil

Vous êtes capable de/d' :

• livrer de manière récurrente un résultat de qualité dans le respect des procédures / normes ou accords
• travailler avec des clients, collègues et autres tiers et d’apporter votre contribution active afin d’atteindre un but commun
• entrer en contact avec les autres, de transmettre une information de manière claire et de vous assurer qu’elle soit comprise par tous, quel que soit le mode de communication
• vous montrer disponible et à l’écoute pour comprendre les attentes et les besoins des clients internes et externes et leur fournir une réponse adaptée apportant une réelle valeur ajoutée
• examiner un ensemble d’informations afin de leur donner du sens, d’en identifier les causes et les effets et le cas échéant de traiter un problème jusqu’à trouver une solution

En plus, vous avez :

• une connaissance intermédiaire de la règlementation liée aux matières traitées
• une connaissance intermédiaire des logiciels et bases de données utilisées par le service (pe. IBIS et le Dossier Unique)
• une connaissance intermédiaire des produits et services d’Actiris
• une connaissance intermédiaire de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

La connaissance active de la 2ème langue régionale est un atout.

Pourquoi rejoindre Actiris?

Nos collaborateurs reflètent la population de Bruxelles : la diversité au travail n’est pas seulement un de nos objectifs, c’est aussi notre réalité quotidienne. Dans un esprit de cohérence avec nos valeurs, nous accordons de l’importance à l’équilibre entre la vie privée, la vie professionnelle et le bien-être de nos collaborateurs.

En tant qu’employeur :

• Nous veillons à l’équilibre optimal entre votre vie professionnelle et votre vie privée grâce aux 35 jours de congés annuels, à des horaires flexibles et la possibilité de faire du télétravail si la fonction le permet.
• Nous assurons votre développement personnel et professionnel en proposant 11 jours de formation/ 1/3 de votre temps de travail de formation par an, en lien avec votre métier, vos besoins et votre ambition.
• Nous sommes soucieux de l’environnement et d’une société durable, ainsi, vous pouvez facilement venir en bus, tram, train ou vélo au travail. Nous vous offrons un ou plusieurs abonnements en transport en commun, mais aussi la possibilité d'un abonnement Villo, une indemnité vélo et vous pouvez emprunter des vélos électriques sur votre lieu de travail.
• Nous nous préoccupons de votre santé en organisant des dépistages et en proposant une intervention dans certains frais médicaux et paramédicaux, ainsi qu’une assurance hospitalisation et soins dentaires.
• Nous offrons également des avantages pour les enfants, nous organisons des initiatives visant l’économie de partage, des activités culturelles à prix réduits, etc.

Contrat et avantages :

• Un contrat à temps plein, à durée déterminée de 18 mois
• Des chèques repas de 8€
• La possibilité d’une prime linguistique allant de 416,14 à 554,85€ mensuels bruts

Intéressé.e? Postulez maintenant!

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Votre candidature sera lue avec la plus grande attention et nous vous informerons de la suite qui lui sera donnée. Si elle est retenue nous vous inviterons à un assessment et/ou un entretien de jury. 

Actiris: du travail pour tous
Nous sélectionnons nos collaborateurs sur base de leurs compétences. Nous ne faisons pas de distinction d’âge, d’orientation sexuelle, de couleur de peau, de croyance, de handicap, de conviction philosophique ou de nationalité. 

Vous êtes en situation de handicap ? Mentionnez-le lors de votre candidature ! Nous proposons d’éventuelles adaptations afin que vous puissiez facilement participer à la procédure de recrutement et travailler confortablement au sein de notre organisation.

Documents: Au fil de la procédure, les documents suivants devront impérativement être fournis :

• Copie de votre diplôme. Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays hors Benelux ? Alors nous vous demanderons l’équivalence officielle.
• Extrait récent de casier judiciaire